Vers la transparence documentaire dans le Canton du Jura

Voilà, je suis revenue d’Italie, notre expo «Profil d’archives: 35 ans d’égalité jurassienne», a été vernie, c’est bon je peux reprendre la petite série sur la transparence documentaire.

Au programme pour cet article: les outils du Records management, leur impact sur la transparence documentaire, et l’application de ces outils dans l’administration jurassienne.

Pour ceux qui ne savent pas de quoi je parle, reprenez depuis le début avec:

Pour les avertis et les habitués du Records Management, rien de très nouveau. Les outils fondamentaux du Records Management résident dans les outils que l’on appelle communément «Plan de classement», «Calendrier de conservation» et «Gestion des droits d’accès». D’autres appellations du type, «tableau de gestion» et «référentiel de conservation» sont utilisés. Mais en quoi consistent-ils et en quoi améliorent-ils la transparence documentaire?

Je propose qu’on en parle, en prenant pour exemple le projet jurassien de Records management appelé Arkheia.

Le plan de classement: c’est une liste des activités d’une entité administrative. Les activités sont ensuite organisées et hiérarchisées en chapitres et sous-chapitres. Chaque activité est organisée en rubrique qui possède un identifiant numérique ou alphanumérique et un titre.  Pour chaque ligne ou entrée du plan de classement, il faudra introduire une brève description du contenu du dossier (types de documents, etc.)

Le calendrier de conservation:  cet outil est intimement lié au plan de classement. Il vise à définir pour chaque rubrique du plan de classement leur durée de conservation et la responsabilité de la conservation. Il indique également les documents dans un dossier qui seront conservés ad æternam et donc transmis aux Archives pour conservation à long terme.

Voici un exemple de plan de classement et de calendrier de conservation (en un seul tableau). Pour simplifier la lecture, je vais regroupe ces deux outils en un seul et l’appeler « Référentiel de gestion ».

Pl de class ArCJpng_Page11Les avantages du référentiel de gestion sont les suivants:

  1. Conscience des activités menées et de la production documentaire engendrée par celle-ci.
    Possibilité de mesurer l’accroissement de l’information. Réel contrôle de la production documentaire et de l’information.
  2. Classement des activités, regroupement d’activités.
    Permet parfois aussi remise en cause des processus et des procédures. Classement facilité. Tous les collaborateurs utilisent le classement en commun. Plus d’arborescences individuelles. Autre principe du Records Management: pour chaque document que je vais créer je sais exactement où le classer et combien de temps il va vivre. Au fur et à mesure de la création de nouveaux documents et dossiers, ceux-ci sont identifiés en fonction du plan de classement. Ce qui veut dire que si je créée un nouveau contrat, je sais que ce contrat devra aller dans la rubrique « 450 05 ». Pareil si je dois maintenant rechercher un contrat créé par un autre collègue. Si tous les contrats sont en « 450 05 » alors je me rends dans cette rubrique et retrouve mon contrat aisément.
  3. Indication claire du contenu des dossiers.
    Le contenu est explicité et est compréhensible par tous: les u.a., les archivistes et les citoyens (futurs chercheurs, utilisateurs des dossiers)
  4. Indication du support de conservation.
    Le support final de conservation est indiqué afin de prendre les meilleurs mesures nécessaires à sa conservation. Une conservation à long terme sur support papier demandera moins d’investissements que la conservation à long terme d’une base de données par exemple.
  5. Indication claire de la durée de conservation. Les durées de conservations sont déterminées d’ententes entre les professionnels de l’information et les collaborateurs de l’u.a. Toutes les informations qui sont indiquées sont donc le reflet de décisions prises en commun pour tenir compte des compétences et connaissances de chacun. Ce sont en effet les collaborateurs de l’u.a. qui sont le mieux à même de déterminer ce qui a de la valeur de ce qui en a moins. Ensuite, en fonction de l’intérêt historique, social ou environnemental, les archivistes vont tout de même souhaiter conserver certains documents sur le long terme.  Pour poursuivre avec notre exemple des contrats, une fois que je l’ai créé et placé dans la rubrique correspondante « 450 05 », je vais aussi tout de suite savoir quelle sera sa durée de conservation.
  6. Indication claire des documents et dossiers qui sont conservés. Le tri des dossiers est une exigence vitale pour mettre en valeur l’information importante. Si les collaborateurs sont au clair sur ce qu’il faut conserver ou éliminer alors ils pourront trier et sans avoir peur de jeter des documents vitaux. Et qui dit tri, dit élimination et qui dit élimination dit information importante conservée et mise en valeur. Avec l’exemple des contrats, rubrique « 450 05 », je pourrai aussi avoir de la correspondance qui accompagne le contrat. Que faire, dois-je la garder? Non, le calendrier de conservation indique clairement que seuls les contrats signés devront être conservés ad æternam. La correspondance qui pourrait accompagner le contrat, sera elle détruite. La destruction conséquente des documents qui doivent l’être, est également importante pour garantir la sécurité des individus.
  7. Principe du dossier unique (un seul dossier de référence, plus de doublons).
    Je l’ai déjà mentionné plus haut, l’application du plan de classement est valable pour une u.a. et l’ensemble de ses collaborateurs. Cela signifie que les collaborateurs n’ont plus de dossiers ou d’arborescences personnelles. A chaque fois qu’un document est créé, il doit pouvoir entrer dans l’arborescence commune du plan de classement et pouvoir recevoir un numéro de rubrique. Cela implique une gestion partagée des informations. Les u.a. étant composés généralement de plusieurs collaborateurs effectuant des tâches semblables, il est important qu’en l’absence de l’un ou l’autre collaborateur, l’information puisse être repérée et réutilisée. De plus, certaines u.a. travaillent sur des dossiers en commun. Il est donc important que le dossier soit unique et que les pièces (documents) qui le composent soient les pièces définitives et décisionnelles. Il doit y avoir un seul dossier de référence et qui fait foi. C’est la force probante du dossier qui s’en trouve améliorer. Ce principe du dossier unique est également relié à la sécurité des informations. Certains dossiers contiennent des informations sensibles. Ainsi toute copie non autorisées doit être bannie afin qu’elle ne se retrouve pas dans un endroit où elle ne devrait pas être et son accès n’est pas restreint.
  8. Rentabilisation du temps de classement, de tri, de recherche, d’accès
    Si tous les collaborateurs utilisent le plan de classement, alors tous savent retrouver une information grâce à celui-ci. Par contre, pour que ce système fonctionne, les collaborateurs doivent être conséquents dans leur manière de travailler et le classement et l’attribution de numéro de référence aux documents et aux dossiers est une tâche qui doit entrer dans les pratiques quotidiennes et devenir une systématique. Le collaborateur ne peut plus se permettre de reléguer à plus tard, car il n’utilise plus un système qui lui est propre mais un système partagé. Ses collègues comptent également sur lui. Il en va du bon fonctionnement du service, d’une meilleure circulation de l’information et d’un meilleur service au citoyen.
  9. Transparence des processus et des choix
    Les référentiels de gestion sont des outils créés avec les u.a. et diffusés de manière adéquate à leurs collaborateurs. Ainsi tous savent comment l’information est gérée. Le référentiel de gestion de toutes les décisions qui sont prises en matière de classement de l’information et en matière de conservation de celle-ci. On pourrait même imaginer que ces outils soient diffusés auprès du public pour qu’il puisse savoir ce que font les u.a., ce qu’elles vont conserver et ce qui sera accessible au public au terme du délai de protection stipulé dans la loi. Ainsi, le citoyen lambda peut savoir ce qui a été conservé, ce qui ne l’a pas été, pourquoi, et ce qu’il pourra consulter aux archives.
  10. Valorisation Avec l’application d’un référentiel de gestion, la de transparence maximisée disparaît, car l’information aura été triée, hiérarchisée. Au final seule une toute petite partie des kilomètres de papier actuels sont conservés et il s’agira de l’information décisionnelle et parfois de l’information qui a une valeur historique, sociale et environnementale. L’autre partie aura été éliminée de manière contrôlée et validée. Et alors le citoyen ou le chercheur pourront accéder et exploiter l’information retenue de manière plus efficace et avec une meilleure connaissance du contexte.

Bien sûr le Records Management est une méthode qui propose encore bien d’autres outils comme des outils de recherche, des index, des vocabulaires contrôlés, etc. Ces éléments aussi servent la transparence documentaire car ils ont pour objectif d’améliorer la recherche et donc l’accessibilité à l’information. Parlons encore des mesures de sécurité et de maintenance qui sont préconisées par le Records Management qui garantissent que les locaux et le matériel de conservation sont adaptés, que des plans d’urgence sont mis en place, etc.

Mais est-ce que cela fonctionne? Absolument. Les récents retours d’expériences des u.a. jurassiennes montrent que le classement est plus simple, qu’il permet une meilleur suppléance entre les collaborateurs, que les doublons sont considérablement réduits et que la recherche d’information est facilitée.

On passe donc du chaos total à une maîtrise de l’information et de la production documentaire. Avec le Records management les processus de la gestion de l’information sont clairement définis, documentés et répondent aux exigences réglementaires (lois, codes, règlements, etc.). Il réduit donc considérablement les entraves à la transparence documentaire et l’arbitraire des décisions de refus d’accès à certains dossiers. Des réponses telles que « ce dossier n’existe pas », ou « ce ne serait pas responsable de le divulguer dans son entier », « on n’a pas les ressources pour retrouver cette information », « c’est plus simple et moins coûteux de tout garder », n’auront plus lieu d’être. L’accès ou le non accès à certaines informations pourra mieux être expliqué et argumenté, car les outils seront en place et appliqués. L’impact sur le citoyen est donc considérable. Si l’administration est en mesure de répondre efficacement et rapidement et de motiver ses accords ou ses refus correctement, le citoyen peut mieux accepter ou faire recours. Ces éléments peuvent aussi accroître sa confiance dans le fonctionnement et la bonne gestion de l’administration.

Il est donc forcément possible d’atteindre une transparence documentaire adéquate. Mais cela doit forcément passer par un « changement culturel profond au sein même des administrations » (Sanchez A.C. (2002), The right of access to information and public scrutiny…).

C’est ce qu’est en train de vivre l’administration jurassienne gentiment, mais sûrement. En tous cas les archivistes sont lancés pour aller jusqu’au bout de l’aventure Arkheia.

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