Transparence documentaire: caractéristiques

Image à la une: Archives de l’ancien Office du Patrimoine historique (OPH) appelé aujourd’hui Office cantonal de la Culture (OCC), Auteur: ArCJ, Licence CC: BY.

Pour introduire cette série d’articles sur le rôle des archivistes dans l’amélioration de la transparence documentaire, il nous faut bien sûr savoir pourquoi cette transparence est nécessaire et ce qui la caractérise.

Mais avant cela, j’aimerais simplement parler de manière générale de la transparence. En effet, lorsque Jérémy Bentham a parlé pour la première fois de cette notion au XVIIIè s., il a utilisé le terme de « Publicity ».  Cette notion suppose un accès réel à l’information et une diffusion de celle-ci par un certain nombre de médiateurs comme la presse par exemple. Ce que la publicité était pour Bentham, notre société l’appelle aujourd’hui « Transparence ».

De manière large, au concept de transparence ont été attribué les pouvoirs de combattre et de sanctionner la corruption, d’accroître la confiance du citoyen, d’améliorer la participation du citoyen et ses prises de position en partant du principe que plus il est informé, mieux il prend ses décisions. Dans la réalité pourtant, les objectifs que devait atteindre la transparence n’ont que partiellement réussi. (Lire à ce sujet l’ouvrage Le principe de transparence en Suisse et dans le monde).

Toutefois, le besoin de transparence demeure plus que jamais actuel, dans une société où les processus décisionnels et l’appareil étatique se complexifient. Il est important de garantir la « réversibilité » de l’information comme l’indique Martial Pasquier. Le citoyen se doit de donner un certain nombre d’informations à l’Etat pour le bon fonctionnement de celui-ci. Pourquoi l’inverse ne serait-il pas vrai? Cette réversibilité de l’information s’est matérialisée par la création de Lois d’accès à l’information qui donnent la possibilité aux citoyens de demander à l’administration d’accéder à des documents créés et conservés par les unités administratives. Ces lois sur l’accès à l’information (fédérales et cantonales) sont donc des dispositifs qui  peuvent contraindre l’administration publique à dévoiler et diffuser l’information qu’elle souhaiterait plutôt garder secrète pour des motifs parfois injustifiables.

La transparence documentaire devrait donc faciliter l’application des différentes lois sur l’accès à l’information en:

  1. Rendant les documents consultables
  2. Indiquant quels documents sont consultables et ceux qui ne le sont pas
  3. Informant le citoyen des dossiers et documents produits par l’état
  4. Répondant au citoyen dans les délais pourvus par la Loi sur l’accès à l’information
  5. Indiquant les coûts engendrés par l’accès aux documents
  6. Mettant en place des moyens de recours pour contester le refus d’accès à l’information

Tout ça c’est bien joli comme ça listé, mais comment on fait dans la pratique quand on se retrouve à des kilomètres de dossiers non triés, non classés, non localisés ou peut-être même détruits? Pour un archiviste, ce n’est pas un mystère insoluble. Il existe des méthodes archivistiques et il faut y faire appel. Ces quelques points résonneront sûrement dans l’esprit de beaucoup d’archivistes. On se trouve ici en plein Records Management (en french « Gestion des documents d’archives »). Cette méthode archivistique, qui a été sanctionnée par l’organisation internationale de normalisation et qui a abouti à la norme ISO 15489, a pour principal but de garantir entre autres la bonne gestion des dossiers, leur authenticité, leur intégrité, leur sécurité et leur accessibilité que ce soit dans un environnement papier ou électronique. Oui, même si dans les faits les outils proposés par le Records Management se concentre sur les trois premiers points, il a des effets positifs sur l’ensemble des points énoncés. De plus, le Records Management a l’ambition de rendre les processus de gestion clairs et transparents. En effet, comme le dit Martial Pasquier ,« si la transparence de l’information est relative, celle des processus se doit d’être absolue.»

Effectivement sans méthode de gestion efficace, les unités administratives se retrouvent face à une impasse et entravent la transparence parfois à l’insu de leur plein gré. Mais avant de parler dans le détail de ce que les archivistes mettent en place par le moyen du Records Management, je vous propose de voir, comment dans les faits se manifestent ces entravent dans le deuxième volet qui paraîtra jeudi de cette semaine. Et plus tard on parlera des méthodes concrètes utilisées par les archivistes en prenant un petit exemple: celui du travail des Archives cantonales jurassiennes (ArCJ) avec les unités administratives de leur canton.

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