Quelle stratégie pour l’archivage numérique ?

Credits: Andrei Kovalev

Le 26 janvier 2012, s’est tenu dans l’Auditorium des Archives fédérales à Bern, un Workshop organisé par le CECO (Centre de coordination pour l’archivage numérique à long terme des documents électroniques).
Cette structure se tient principalement à disposition des Cantons et autres membres du réseau.En savoir plus sur son mandat.

Le sujet de la journée était de réfléchir aux éléments qui entrent dans la définition d’une Stratégie pour l’archivage numérique. Cette discussion entre dans le cadre de l’actualité archivistique dans les cantons suisses, où presque tous les cantons (Sauf le Valais, voir le document de présentation d’Alain Dubois aux membres de l’Association des archivistes suisses –>AAS)  sont maintenant confrontés à ce problème et sont sur le point de réfléchir à l’introduction de l’archivage numérique dans leur administration.

Comme j’ai eu l’opportunité d’y assister, c’est avec plaisir que je partage cette expérience.

Lors de la présentation du sujet, il a été montré que la stratégie est plus à considérer comme un processus. Les participants ont donc été amenés à réfléchir sur ce qu’il est important de considérer dans ce processus et aussi sur la question qu’est-ce qu’une stratégie à proprement parler, dans quel cadre s’inscrit la stratégie (quelles sont ses limites), à qui elle s’adresse, et sa durée, sa longueur. En effet, une stratégie devrait marquer les grandes étapes de réflexion et d’action et ne pas trop aller dans les détails.

Il y avait une trentaines de participants. Assez rapidement, les organisateurs nous ont séparés en trois groupes, dont un francophone. Je me suis donc retrouvée avec les archivistes de Vaud, Fribourg et Bâle-Campagne. Comme nous avons fait un tour de table et que chacun a présenté la situation dans son canton, je me suis permise de donner un aperçu de ce qui se passe dans le Jura, puisqu’il n’y avait pas d’autre représentant et que j’avais pu observer les récents changements et développements intervenus. Au bout de deux heures de discussion et de partage d’expérience, nous avons été en mesure de dresser une liste des points dont nous avions discuté et qu’il nous semblait adéquat d’inclure dans cette stratégie.

Lors de la mise en commun des groupes de réflexion, on a pu remarquer les analogies existantes.
Les quelques points qui ressortent sont les suivants:

  • La légitimation du rôle des archives au sein de l’administration (reconnaissance des compétences au sein de l’administration)
  • L’état des lieux (dans le service d’archives et dans l’ensemble de l’administration)
  • Définir le périmètre d’action de la stratégie
  • Définir les objectifs
  • Recenser/trouver les partenaires adéquats internes et externes à l’administration
  • Analyser les besoins et prioriser ces besoins
  • Recenser les moyens nécessaires (RH : les collaborateurs sont-ils bien formés, a-t-on besoin de nouvelles compétences?, financières, matérielles)
  • Sur quels référentiels je m’appuie ? (loi, standards, recommandations)
  • etc.

Ce processus de mise en place d’une stratégie s’assimile facilement aux points principaux des programmes de gestion de projet usuels.
Mais la discussion n’a pas seulement aidé à réfléchir sur une stratégie, mais a réellement permis de se retrouver dans un cadre d’échange. Un des points qui a souvent été soulevé est  que la reconnaissance des compétences en matière d’archivage électronique mais aussi au niveau de la compétence d’évaluation des données/documents est encore un combat que les archivistes doivent mener. Des outils et des actions aident ces derniers à se faire entendre et respecter au sein de leur administration. Par exemple la construction d’un nouveau bâtiment pour les archives (devient partie de la stratégie par hasard), la construction d’une nouvelle loi, les actions concrètes des archives auprès des services de l’administration qu’elles servent ont des impacts forts sur la reconnaissance des Archives en tant que partenaire fiable et compétent.
Un autre point important est par exemple la recherche de partenaires à l’interne et à l’externe de l’administration. Dans le cadre de l’archivage électronique, il convient d’avoir les informaticiens à ses côtés pour concrétiser les demandes des archives. La difficulté parfois est que les services informatiques devraient être au service des autres unités administratives et non pas les régenter. Toutefois, ils doivent aussi être capables de développer des stratégies de développement globales et non individualisées par services. Situation qui amène les administrations et par la suite les archives à devoir gérer des systèmes, données et documents produits dans des environnements informatiques instables, changeants et ne suivant aucune ligne directrice.

Le troisième point abordé en discussion est certainement celui du public cible de la stratégie. Les archives elles-même sont tout d’abord les premiers concernés puisqu’ils ont besoin de dresser non seulement leurs objectifs, mais la Vision qu’ils veulent développer en accord avec la philosophie de fonctionnement de leur institution. Ensuite, la hiérarchie et le politique viendront certainement avaliser la stratégie. Ce public particulier a été appelé les « archivistes laïques », c’est-à-dire avec lesquels il faut adapter le langage, simplifier le discours, ce qui paraît évident. Les longues explications théoriques sur le pourquoi des archives ne devraient plus être considérées comme porteur de résultat.
Les politiques et les collaborateurs veulent savoir en quoi l’archivage leur est utile et nécessaire et ce de suite. Il a été fait mention du principe de la carotte pour faire avancer l’âne. Pour autant bien sûr que l’on puisse disposer de carottes, c’est-à-dire de produits et services attractifs à proposer. Si l’on a une discussion sur la stratégie pour l’archivage numérique, c’est que dans ce domaine, on n’a même pas encore planté les graines des carottes.
Mais le manque de vision globale pour une stratégie ou de réelles solutions, n’empêche pas de prendre des mesures concrètes lorsque les services ont des demandes qui concernent l’archivage numérique. (Par exemple certaines administrations ont déjà commencé à prendre en charge des documents électroniques sans disposer d’une structure proposée par le modèle OAIS)

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