L’analyse de la production documentaire: un outil essentiel à l’évaluation archivistique des bases de données

Des bases de données en réseau.
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Comme promis, après le premier volet intitulé « Les bases de données, ça s’archive comment? » voici un nouveau chapitre sur le sujet.

Cet article se base sur les observations retenues dans le Travail de Bachelor que j’ai réalisé auprès des Archives cantonales jurassiennes (ArCJ). Le projet révèle que les Bases de données (BDD) ne permettant pas une gestion centralisée des documents liés à une même affaire ne valent pas la peine d’être archivées, en tous cas pas pour des raisons juridiques ou administratives. De plus, avant de trouver la réponse à la question «mais qu’est-ce qu’on archive maintenant?», il faut absolument passer par une analyse détaillée de la production documentaire. 

Pour un compte rendu complet, vous pouvez lire l’entier de mon Travail de Bachelor. Je vous conseille de commencer à partir de la deuxième partie «Le projet SOSTAT», la première partie essayant de synthétiser les complexité de l’archivage électronique et des bases de données en particulier. —-> Travail de Bachelor entier

Voir également l’article de Jean-Daniel Zeller à ce sujet sur son blog.

Voici l’exemple pratique de la Base de données de l’aide sociale : SOSTAT. 

SOSTAT

La BDD choisie pour l’analyse est SOSTAT (Sozialhilfe Statistik), un logiciel mis à disposition par l’Office fédéral de la Statistique qui permet de dresser la statistique de l’aide sociale des cantons suisses. Le logiciel est conçu pour que les collaborateurs du service de l’aide sociale l’utilisent dans leur travail quotidien et que dans le même temps ils alimentent la BDD. C’est pourquoi le logiciel permet la gestion quasi complète des dossiers de demandes d’aide social. Il constitue donc un important outil de travail.

La demande d’aide sociale

Dans le canton du Jura, c’est le Service de l’action sociale (SAS) qui gère SOSTAT. Néanmoins, ce service n’est pas le seul à alimenter la BDD. Il travaille avec d’autres institutions et en particulier avec les Services sociaux régionaux (SSR) qui, en général, créent les dossiers dans SOSTAT. La BDD devient un important moyen de communication et d’échange d’informations entre les deux services. Un troisième intervenant dans la demande d’aide sociale est la commune de résidence du requérant, mais qui n’a pas d’accès direct à SOSTAT.

Lorsqu’un requérant souhaite déposer une demande d’aide sociale, il s’adressera d’abord au SSR de son district. Le requérant a pour devoir d’apporter des pièces justificatives (bail à loyer, fiches de salaires…), en somme, tout document qui étayera sa demande d’aide.

A ce stade, au SSR, le requérant est enregistré dans une BDD interne, un dossier papier est ouvert et un dossier dans SOSTAT. Le SAS est alerté de cette demande d’aide et attribue un identifiant unique au requérant, le numéro cantonal (JUXXXX). Le SAS ouvre également un dossier papier.

Le secrétariat du SSR est également chargé d’effectuer la numérisation des pièces justificatives et de les intégrer à un un système de Gestion électronique des documents (GED). Les collaborateurs des SSR chargés des demande d’aide social iront donc chercher les documents dont ils ont besoin dans la GED et non plus dans leur dossier papier.

Et l’archivage dans tout ça ?

Le but ultime du Travail de Bachelor était d’avoir une idée claire sur ce qu’il était pertinent d’archiver pour les dossiers de l’aide sociale. : la BDD dans son entier, une partie des données, les dossiers papiers, les fichiers électroniques?

Ben on aimerait bien le savoir, mais on voit qu’on ne sait pas vraiment où donner la tête. Chaque institution ouvre un dossier papier. Au niveau informatique, il y a des informations dans SOSTAT, dans la GED et dans cette BDD interne au SSR sans compter les documents produits par les instances elle-mêmes, enregistrés sur leurs serveurs.

Alors qu’est-il le plus pertinent d’archiver et sous quel forme? Pour le savoir,  il faut procéder aux étapes suivantes :

  • établir un listing complet du contenu de chaque élément, la BDD, la GED et les dossiers papiers
  • définir la provenance de chaque documents et informations
  • procéder à une évaluation archivistique globale de la BDD et des dossiers papiers ainsi qu’à l’évaluation  détaillée de chaque éléments contenus dans ceux-ci
  • analyser la production documentaire et le flux d’échange d’informations

Dans ces situations, rien de mieux qu’un petit schéma -> Schéma de la production documentaire

La décision finale

La situation observée est donc très complexe. La structure informatique et la situation informationnelle ne permettent aucun prise en charge de données ou de documents électroniques. Les documents ne sont pas à une place, mais en de multiples endroits.

Par conséquent, il a été décidé de n’archiver que le dossier papier tenu par le SAS. D’une part, ce service constitue l’autorité compétente en matière d’octroi d’aide financière. D’autre part les dossiers tenus sont complets et tenus de manière homogène par les collaborateurs.

Leçons

Le travail a permis de tirer plusieurs conclusions intéressantes non seulement pour les intéressés mais également pour les professionnels du domaine.

  1. L’importance de l’analyse de la production documentaire globale.
    Celle-ci implique d’acquérir une connaissance générale des processus métiers et de les poser en parallèle de la production documentaire qu’ils engendrent. Dans le cas des bases de données, elle est essentielle pour établir la valeur archivistique.
  2. Le contexte informationnel peut empêcher la prise en charge archivistique d’objets numériques comme les bases de données. 
  3. L’archivage électronique et des bases de données dépend de l’optimisation des processus de production documentaire. 
  4. Le bureau sans papier n’est certainement pas une solution viable pour l’archivage.
    Le cas de SOSTAT nous le prouve. Si dans de nombreux services on observe des situations informationnelles complexes, ne permettant pas de définir rapidement ce qui est digne d’archivage au niveau électronique, il y a de fortes chances que les archivistes se rabattent sur des dossiers papier, pour autant qu’ils existent encore.

Tout commentaire et remarques sont les bienvenus!!

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