L’OAIS, quelques éléments de base

La journée professionnelle organisée par l’Association des archivistes suisses, tenue le 20 mai 2011 à Berne a donné un aperçu du modèle OAIS et quelques exemples d’application au niveau suisse.

Voici un bref résumé du modèle, des éléments qui le composent et de l’importance de son usage pour un service d’archive désireux ou ayant le devoir d’archiver des objets numériques. (documents, vidéos, images, bases de données…etc.)

L’utilisation du modèle dans le cadre d’une plateforme d’archivage (ou de pérennisation) est aujourd’hui indiscutée. Le modèle fait réellement foi et constitue une exigence de base pour un archivage numérique de qualité. Voir les exigences de base en matière d’archivage numérique publiées par le CECO 

Le modèle OAIS en bref

Le système ouvert d’archivage de l’information (en anglais: Open Archive Information System, OAIS) est un modèle de référence proposé en 2003 par le Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales (CCSDS). Ce modèle est également devenue une norme ISO (ISO 14721:2003 (E)). Il est reconnu au niveau international. L’instance suisse en matière d’archivage électronique, le CECO, appuie  également ses recommandations sur le modèle. L’OAIS est ici brièvement présenté parce qu’il constitue une véritable exigence en ce qui concerne l’archivage électronique.

OAIS est en dans les faits bien un modèle et non pas un produit commercial ou une interface. Il agit en tant que référentiel fixant les grandes lignes et mentionnant les acteurs intervenant dans un projet d’archivage électronique ou projet de prérennisation. L’OAIS fixe des éléments ou entités qui doivent apparaître dans un tel système et définit les interactions entre ces entités. Aucune indication n’est néanmoins donnée sur la manière de construire  un tel système dans la pratique. Il n’y a pas de solution toute faite afin de permettre une certaine liberté de mouvement, tout en respectant le modèle de fonctionnement défini.

L’OAIS est ainsi représenté:

Les concepts principaux sont ici présentés

En premier lieu on distingue ces trois acteurs :

  • Le producteur : dans une administration, il désigne par exemple une unité administrative productrice de documents.
  • Le management: il s’agit par exemple d’un service d’archive, qui définiront la politique de l’OAIS en accord avec les exigences cantonales en matière de gestion des archives.
  • L’utilisateur: il s’agit de toute personne (interne ou externe à l’administration) ou même encore un système cherchant à accéder à des documents.

Un autre concept très important dans l’OAIS est celui des paquets d’information (Information Package, IP). Il en existe trois sortes :

  • SIP (Submission IP), Paquet d’informations à verser
  • AIP (Archival IP), Paquet d’informations archivé
  • DIP (Dissemination IP), Paquet d’informations diffusé

Chacun de ces paquet d’informations contient deux autres parties :

  • Le contenu d’informations: il contient les données ou documents numériques, l’objet numérique en somme.
  • L’information de pérennisation: il rassemble les éléments d’information assurant la compréhension du contenu de l’objet sur le long terme. Elle se décompose en quatre parties : l’information d’identification, de contexte, de provenance et d’intégrité.

Sur le schéma du modèle nous discernons encore d’autres parties qui composent le modèle. Elles sont appelés «entités fonctionnelles». On en compte six:

  • Entrées (Ingest) : réception des SIP et préparation en vue de leur archivage. Cette entité génère aussi les AIP.
  • Stockage (Archival storage): stockage, maintenance et récupération des AIP en provenance de «entrées».
  • Gestion de données (Data management) : permet la conservation, l’enrichissement et l’accès à l’information de description et aux données administratives qui gèrent l’archive numérique.
  • Administration (Administration) : le service d’archives édicte des normes et supervise le fonctionnement globale de l’archive.
  • Planification de la pérennisation (preservation planning) : assure l’accessibilité des données sur le long terme. Cette étape comprend également des recommandations pour la mise à jour et la migration des données.
  • L’accès (Access) : il coordonne les activités d’accès. Il permet donc l’interrogation des données et de recevoir des résultats sur l’existence, la description, l’emplacement et la disponibilité des informations.

Toutes ces entités se déclinent en plusieurs «services de base» et autres sous-entités que vous trouverez dans le document complet publié par le CCSDS.

L’OAIS est donc un système, peut-être complexe à première vue, mais très structurant et complet. De plus pour les services d’archives, il est tout à fait pertinent de l’utiliser puisqu’il respecte nombre de principes et d’exigences archivistiques comme : l’évaluation, la description, la classification, la conservation, la diffusion, l’intégrité et l’authenticité par exemple.

Sources : 

CCSDS, Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales. Recommandations CCSDS pour un modèle de référence OAIS.  2005 Vers le document

MAKHLOUF SHABOU, Basma. L’ISO 14271:2003, Définition des concepts et entités fonctionnelles, présenté lors de la Journée professionnelle de l’AAS, Introduction au modèle OAIS à Bern le 20 mai 2011 . Vers le document

SCHMUTZ, Jürg. OAIS: Patentrezept oder Baukasten?, discours présenté lors de la Journée professionnelle de l’AAS, Introduction au modèle OAIS à Bern le 20 mai 2011 . Vers le document (le document est une présentation powerpoint qui doit être complétée par des explications orales) 

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